دفاتر کاری، شرکت های بزرگ، مدارس، بیمارستان ها، ارگان های دولتی، فروشگاه ها و غیره جهت ادامه فعالیت احتیاج به تأمین اجناس مورد نیاز خود را در روز دارند که در مکان های بزرگ اقدام به تأسیس واحد حسابداری با تعدادی کارمند به عنوان حسابدار و واحد تدارکات با تعدادی کارمند به عنوان کارپرداز می نمایند که هر دو قسمت به صورت فعال و موازی در پیشبرد اهداف به یکدیگر وابسته هستند. بعد از رسیدن درخواست به واحد تدارکات جهت تأمین جنس، کارپرداز اقدام به گرفتن استعلام قیمت به وسیله پیش فاکتور از صاحبان کالا می نماید. که بعد از مقایسه و انتخاب کمترین قیمت در مرحله دوم اقدام به درخواست فاکتور فروش رسمی می کند. فروشندگان موظف به وارد کردن اقلام خود در در فاکتور فروش رسمی و ارائه آن به خریدار هستند. بعد از رسیدن فاکتور به قسمت تدارکات، واحد حسابداری جهت تسویه فاکتور فروش به صورت نقدی یا صدور چک اقدام می نماید. از دیگر مزیت های فاکتور فروش این است که در بعضی از ارگان ها جهت جمع مخارج سالیانه و ارائه آن به سازمان های مالیاتی بابت دریافت مالیات آن سال کاربرد فراوان دارد. به طور کلی دسته فاکتور سندی رسمی بابت جمع قیمت اجناس خریداری شده است، که توسط فروشنده صادر شده و به خریدار داده می شود.